工程機械管理系統是為企業提供機械設備的全生命周期管理工具，其科學使用流程可顯著提高管理效率并降低成本。以下為典型系統的使用流程：

一、系統初始化與基礎設置

1. 組織架構導入：錄入企業部門、崗位及人員信息，建立權限體系。管理員可根據角色設置操作權限，如設備管理員僅可查看維護記錄，財務人員可查看成本數據等。
2. 設備檔案建立：通過掃碼或手動輸入方式錄入機械基本信息，包括設備型號、出廠編號、技術參數、購置日期等核心數據。建議同步上傳設備照片及合格證等電子文檔。
3. 基礎參數配置：設置設備狀態分類（如運行/待機/維修）、維護周期標準、油品消耗系數等管理基準值。

二、日常運行管理

1. 設備調度管理：通過系統發起用車申請，管理員根據設備實時狀態（通過GPS定位確認位置及運行狀態）進行智能派工。系統自動生成包含作業地點、駕駛員、預計工時的任務單。
2. 運行數據采集：駕駛員通過移動端APP記錄每日工作臺時、燃油添加量、作業量等數據。部分先進系統可通過物聯網設備自動采集發動機運行小時數、油耗等關鍵數據。

三、維護保養管理

1. 預防性維護計劃：系統根據預設保養周期（如每250小時更換機油）自動生成保養任務，并提前向指定維護人員發送提醒。
2. 維修流程管理：當設備發生故障時，操作人員通過系統提交維修申請，經審批后生成維修工單。維修過程中記錄更換配件、維修工時、故障原因等詳細信息，形成完整的維修檔案。
3. 配件庫存管理：系統跟蹤配件庫存數量，在維修領用時自動扣減庫存，當庫存低于安全值時自動生成采購建議。

四、成本與績效分析

1. 成本核算：系統自動歸集每臺設備的燃油費、維修費、折舊費等各項成本，生成單機成本分析報表。
2. 利用率分析：通過對比設備實際工作小時數與可用小時數，計算設備利用率，為設備采購和淘汰決策提供數據支持。
3. KPI考核：基于設備完好率、故障率、油耗比等關鍵指標，對設備管理員和操作人員進行績效考核。

五、安全與合規管理

1. 證照管理：跟蹤設備年檢、保險到期日期，提前發出續辦提醒。
2. 安全檢查：定期通過系統安排設備安全檢查，記錄檢查結果并及時處理安全隱患。

六、系統優化與升級
定期分析系統生成的管理報表，識別管理薄弱環節，持續優化管理流程。同時關注系統更新，及時升級以獲得新功能。

通過規范執行上述流程，企業可實現工程機械的精細化管理，延長設備使用壽命，降低運營成本，提升整體經濟效益。建議在使用初期加強員工培訓，確保各環節數據準確錄入，為管理決策提供可靠依據。